Hoy en día, las empresas ágiles como las menos ágiles, están buscando formas eficaces para gestionar los cambios de prioridades, aumentar la productividad, mejorar la visibilidad en el trabajo en curso, reducir el tiempo de salida de sus productos al mercado, evitar los desperdicios.
Sin embargo, un estudio realizado por Towers Watson muestra que sólo el 25 % de las iniciativas de gestión del cambio tienen éxito en el largo plazo. Según el 8º informe de Version One sobre el Estado de Agile, el 53% de las empresas sufren de incapacidad para cambiar la cultura de la organización, el 42% admite que experimentan la resistencia al cambio, el 35% dice que la barrera para ellos es el intento de encajar elementos ágiles en un marco no ágil y un 70% de empresas no logran realizar un proceso transformacional eficiente.
Es importante tener en cuenta que el cambio ha sido constante en el tiempo y este siempre ha sido difícil. Sin embargo, la adopción de un enfoque radicalmente diferente a la forma actual de trabajo está destinado a enfrentarse con resistencia, activa y pasiva, y no gestionada correctamente incrementa la posibilidad de fracaso.
Kanban es un método para la gestión de los cambios organizativos. Ayuda a las organizaciones a mejorar paulatinamente a través del enfoque en el flujo y la entrega de valor al cliente interno y/o externo.
Algunos principios Kanban, que nos invitan a mejorar:
Empezar desde lo que estás haciendo hoy
Perseguir cambios incrementales y evolutivos.
Kanban se puede aplicar en cualquier organización sin necesidad de realizar cambios en las estructuras o cambio en los roles ya que no prescribe prácticas o roles concretos, porque las rutinas impuestas crean resistencia. Por otro lado, facilita el desarrollo de las soluciones más adecuadas a través de la transparencia y la visibilidad. Esto permite que podamos administrar mejor el flujo de trabajo identificando problemas, puntos de desperdicio, bloqueos y cuellos de botella.
¿Puedes controlar lo que no ves?
Las mayores preocupaciones sobre la adopción de Agile, es la falta de planificación a largo plazo, la pérdida de control de Gerencia. Una buena gestión de proyectos que te permita incrementar la posibilidad de éxito de estos se basa en información numérica y una compresión profunda del contexto
En el día a día de nuestro trabajo debemos tomar decisiones acertadas y rápidas, un tablero Kanban en estas situaciones es nuestro mejor aliado ya que muestra de un vistazo el estado y el nivel de urgencia de cada trabajo que se está realizando, la ocupación de recursos, y los bloqueos en el flujo de trabajo. Además, la misma información está disponible en tiempo real para la Dirección, el equipo y las otras partes interesadas que pueden contribuir a definir la solución correcta.
La transparencia y la visibilidad son esenciales para Kanban. Son cruciales para detectar rápidamente los problemas en el flujo de trabajo y el trabajo redundante, así como para conseguir efectos positivos como la visión compartida del trabajo, la colaboración, la auto-organización y la orientación a resultados.
Adicionalmente, la combinación de control visual y la transparencia con la implementación de ciclos de retroalimentación (bucles feedback), ayuda a las organizaciones aprovechar su propia experiencia y convertirse en organizaciones que aprenden continuamente.
Una característica de Kanban es que sus métricas son pragmáticas y podemos observar esto desde 3 perspectivas:
· Cliente: tiempo de entrega, previsibilidad, calidad del servicio
· Organización: cumplimiento de los plazos, utilización de los recursos, rendimiento
· Negocio: eficiencia, sostenibilidad, capacidad de adaptación
Limitar el trabajo en curso en un sistema Kanban asegura que el trabajo realizado no exceda la capacidad del equipo, evitando de esta manera la sobrecarga del equipo y la carga de trabajo desequilibrada.
¡Deja de empezar, empieza a terminar!
Los que hacen multi-tareas experimentan un 40% de caída de la productividad.
Limitar los elementos de "Trabajo en proceso" (WIP) es una de las ideas clave de Kanban. Un resultado natural de esto, inherentemente proveniente de la filosofía Lean, es dejar de comenzar y comenzar a terminar.
Al tener demasiados elementos de trabajo en proceso, parece que todos están ocupados, pero no hay un resultado funcional para el usuario final. Por lo tanto, es importante trabajar para completar la historia del usuario.
La filosofía “Deja de empezar, empieza a terminar”, se puede aplicar a todo
Kanban aborda todos estos aspectos y funciona bien en cualquier contexto.